[스크랩] 이메일 사용 노하우 7가지

 이메일을 사용할 때에도 다 노하우가 있습니다. 전문가들이 그렇게 말을 합니다. 아무렇게나 마구 사용을 하다가 보면 나중에, 그 ‘이메일 폐해’를 볼 수 있는 게 바로 이메일 입니다. 이메일을 사용해도 잘 사용을 해야 한다는 것이지요.
 
 요즘 회사나 개인들이 웬만한 결재도 이메일로 하고, 정보도 이메일을 통해서 보는 것도 일반화되었습니다. 이메일을 잘 사용을 하기만 하면 업무효율이 극대화 되는 것은 두말 할 나위가 없겠지요.
 
 오늘은 그 이메일 사용 노하우를 한번 알아봅시다. 이메일 사용원칙은 영업로 KISS 입니다. Keep It Short and Straightforward의 약자 입니다. ‘용건만 간단하게’ 써서 이메일을 보내라는 겁니다.
 
 이메일의 단점도 하나 있습니다. 언제든지, 나중에라도, 그 이메일 내용이 제3자에게 공개될 수 있다는 겁니다. 이메일을 보내는 당사자에게 불리할 수도 있는 내용은, 함부로 담아서 보내면 안 된다는 얘기이지요.
 
 전문가들은 이메일을 사용하는 노하우로, 첫째, 알아보기 쉽게 간단히 이메일 글을 작성을 해서 보내라고 말을 합니다. 길게 글을 써서 보내면, 받는 사람들이 잘 안 본다는 겁니다.
 
 둘째 발신자 이름을 분명히 밝히고, 글 제목도 달아서 보내 주라는 겁니다. 발신자가 분명하지 않으면, 사람들은 그 이메일을 모두 다 스팸으로 등록을 한다는 것이지요.
 
 셋째 간단히 인사라도 하라는 겁니다. 얼굴을 보지 않고, 보내는 이메일 이라고 해서, 인사를 생략해서는 곤란하다는 것 입니다. 인사를 잘 해서 나쁜 건 없지요. 인사를 잘 하면, 거지도 밥을 얻어 먹는 게 세상 인심 이지요.
 
 넷째 가능하면 첨부파일을 사용을 하지 말라는 겁니다. 가능하면 하고 싶은 말은 그냥 이메일 화면에서 모두 다 써서 보내는 게 유리하다는 겁니다. 글을 무조건 첨부파일에 담아서 보내게 되면, 받는 사람들은 귀찮아서 첨부파일을 잘 열어보지 않는다는 것 입니다.
 
 다섯째, 글을 보내기 전에 한번 더 확인을 하라는 것 입니다. 글을 쓰게 되면, 반드시 오타가 발생하기 마련 입니다. 앞뒤 문장이 맞지 않거나, 매끄럽지 않은 문장도 발생할 수 있다는 것 입니다. 그런데 이같은 <확인>을 거치지 않고 글을 보내면, 받는 사람들은 성의 없는 이메일 글을 받았다고 생각할 수도 있습니다. 그래서 다음부터는 그 이메일을 스팸으로 등록할 수도 있다는 것 입니다.
 
 여섯째 자주 사용하는 이메일 주소는 반드시 이메일 주소록에 등록을 해서 사용을 하라는 것 입니다. 이메일 주소도 분명히 개인 정보 중 하나 입니다. 내 이메일 안으로 우연히 들어온 친구 이메일을  저장하는 것은 쉬운 일 입니다. 하지만, 그 친구 이메일을 전혀 모르는 상태에서, 친구 이메일 주소를 추적을 해서, 알아낸다는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다.
 
 이메일 주소를 별도로 <주소록 파일>에 기록을 해두는 것도 좋습니다. 이 때 이메일 주소와 개인 이름, 휴대폰, 주소, 홈페이지 주소 같은 것을 같이 기재해두면 나중에 업무처리를 할 때에 큰 도움을 받을 수 있겠지요.
 
 일곱째 이메일은 매우 뛰어난 통신수단 임에 틀림 없지만, 얼굴을 볼 수 없다는 게 최대 약점 입니다. 따라서 이메일을 자주 자주 자주 사용을 한 다음에는, 반드시 이메일을 받는 당사자와 직접 만나서 오프라인 교류를 가지라는 것 입니다. 오프라인에서 친분을 쌓으라는 겁니다. 그래야만 이메일을 통한 업무효율이 10배 이상 올라갈 수 있다는 겁니다.

 

 

<출처> 중앙일보, 유상원 이코노미스트 기자님 글.

출처 : 경영지도사.기술지도사 모임

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