[스크랩] 기업회의의 형태

창조적이고 유쾌한 회의

◇“시간은 금이다”라는 말처럼 회의에는 보이지 않는 경비가 소요된다. 다수가 모여 얘기하다보면 개인당 소비시간을 합산할 때 엄청난 금액으로 환산될 수 있다는 뜻이다. 이를 위해 기업에서도 ‘회의 없는 날’, ‘회의 시간대 없애기’ 등 회의에 대한 인식변화와 더불어 인터넷을 활용한 새로운 회의체제를 도입하기도 한다. 효율적인 회의의 책임은 참석자 모두에게 있지만 그 가운데서도 사회자(의장)의 책임이 가장 크다고 할 수 있다. 회의의 성패는 바로 사회자의 노력과 역량에 달려있기 때문이다.

  사회자가 확실한 태도로 회의를 잘 진행하면 참석자들도 의욕적으로 회의에 참가하게되며 짧은 시간 안에 좋은 결론을 내릴 수 있게된다. 이것은 현명하고 리더십 있는 사람이라는 평가로 이어질 수 있다. 뛰어난 사회자는 “학습→경험→학습→경험…”의 순서를 반복하는 과정에서 탄생된다.

◇기업회의의 형태

기업에서 하는 회의의 형태는 목적에 따라 정보 전달형 회의, 의견 조정형 회의, 문제 해결형 회의, 기획 입안형 회의 등 4가지로 나눌 수 있다.

 

정보 전달형 회의란

경영간부나 부서 책임자가 부하들에게 자신의 생각이나 새로운 정보를 전달하고 그에 대한 질문을 받는 회의를 말한다. 이 회의의 장점은 한 번에 많은 사람들과 정보를 공유할 수 있고 이를 통해 일체감을 형성할 수 있다는 점을 들 수 있다. 같은 장소에서 얼굴을 마주한다는 것이 큰 이점이다.

 

의견 조정형 회의는

사내나 조직 내에서 상하직원 사이나 부서 사이의 의견이 통일되어 있지 않은 경우, 하나의 목표나 과제를 향해 서로의 의견을 조율해 가는 회의 형태이다. 즉, 관계자 모두가 조직적이고 기능적으로 활동하기 위한 ‘맞춤회의’라 해도 좋을 것이다.

 

문제 해결형 회의는

기업에서 어떤 문제가 발생했을 때, 혹은 고객들의 불만이 증가할 때 이에 대한 긴급대책이나 중․장기적인 대책을 세우기 위한 회의이다. 다시 말해 ‘문제 대응형’회의라고도 할 수 있다.

 

기획 입안형 회의는

새로운 상품이나 서비스를 개발하거나 판매전략을 수립할 때 하는 회의형태이다. 참석자 모두 자유롭게 아이디어를 내놓을 수 있도록 사회자는 자유로운 회의 분위기를 만들어야한다. 참가자 한 사람 한 사람의 의견을 존중해야하며 분위기가 침체되었을 때에는 농담을 해서라도 가라앉은 분위기를 띄워주어야 한다. 이 네 가지 회의는 첫 번째와 두 번째의 혼합형 회의, 첫 번째부터 네 번째까지의 단계를 모두 밟아 가는 회의 등으로도 응용된다.     

 

사회자는 물론 참가자 모두 개최될 회의가 이 네 가지 중 어느 형태의 회의인지에 대해 사전에 알고 있어야한다. 그러기 위해서는 회의 통지서를 통해 그 취지를 분명히 전달해야 한다. 회의를 개최하는 이유와 목적, 회의의 주제나 안건, 참석자 준비사항 등 이 세 가지 포인트를 미리 밝히도록 하자.

 

참석자들이 회의 목적을 모르거나 오해하고 있으면 활발한 회의는 기대할 수 없다. ‘무엇’을 위한 회의인지도 모르고서는 아무 말도 할 수가 없기 때문이다. 또한 회의의 방향이 엉뚱한 곳으로 흘러갈 수도 있다. 이렇게 시간과 노력을 낭비하는 회의는 차라리 열지 않는 편이 낫다.

◇회의규칙의 역사는 1258년 영국의 헨리 3세 때 초보적 단계로 생성된 이후 수백 년을 거쳐 관습적으로 발전되어 왔다. 현재 전 세계 많은 나라의 단체나 기관에서 쓰이는 회의규칙은 1876년 미국인 헨리 로버트가 제정한 로버트식 회의규칙이다.

출처 : 김태옥스피치&리더십센터

글쓴이 : 써니가이 원글보기

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