이메일십계명

샬롬

오늘은 이메일을 쓰는 방법에 대하여 쓰려고 합니다.

[이메일십계명]

우리는 사람들로부터 메일을 많이 받는다. 잘 읽었다에서 더 잘 써라까지 다양한 내용들인데 가끔 특정한 목적을 가지고 보내온 메일도 있다. 그 중에는 기발하게 잘 쓴 메일도 있고 싱거운 웃음을 짓게 하는 것도 있고, 이 정도는 좀 심하군, 싶게 형편없는 메일도 없지 않다. 평균적으로 아쉬운 것은 공짜다시피한 이 유용한 이메일을 왜 제대로 사용할 줄 모르나 하는 것이다. 우리가 이메일을 일상적인 커뮤니케이션 수단으로 사용해온지 얼마나 오래되었는데, 아직 그 기본도 터득하지 못한 것 같다. 아래와 같이 이메일 잘 쓰는 법을 소개한다.

1. 경제적으로 써라

비즈니스 관련 메일인데도 내용이 장황한 경우가 많다. 다른 모든 것처럼 메일도 심플한 것이 가장 좋다. 경제적으로 써라. 적게 쓰고 큰 효과를 얻도록 하라. 용건만 간단명료하게 쓰는 버릇을 들여라. 특히, 여자들이 쓰는 메일은 사적인 내용이나 감정을 길게 늘여 쓰는 경우가 많다. 잊지 말라. 많이 쓴다고 다 읽는 게 아님을. 당신이 목적한 바를 짧고 강렬하게 써라.

2. 방아쇠를 당겨라

왜 메일을 나에게 보냈지? 그래서? 나보고 어쩌라고? 하는 반문하게 하는 메일이 많다? 어제 읽은 메일 중에는 이런 게 있었다. 내 책을 읽었다며 다짜고짜 자신의 기획서를 첨부했다. 자신의 기획서를 읽고 평해달라는 얘긴지, 읽기만 하라는 건지 핵심내용이 빠져있었다. 그래서 나는 달랑 ‘?’ 한 자를 쓴 답 메일을 보냈다. 당신의 메일을 읽는 사람은 당신이 아니다. 그러므로 메일을 쓰긴 전 왜 쓰는가, 메일을 통해 당신이 기대하는 것이 무엇인가를 확인하고 써라. 누가 읽는가, 내용의 핵심이 무엇인가, 그래서 읽는 이는 어떻게 해야 하는지를 결정한 다음 써라. 상대에게 무엇을 원하는가, 방아쇠를 잊지 말고 꼭 당겨라.

3.제목으로 승부하라

자 다음 두 개의 메일이 도착했다. 당신은 어떤 메일부터 읽겠는가

솔깃한 제목부터 클릭하는 게 인지상정이다. 제목에서 다 얘기하라.

제목에서 당신이 기대하는 행동을 촉구하라. 경우에 따라

긴급, 중대, 협조요청 등의 단어를 써서 빨리 읽히게 할 수는 있지만 절대 남발하지 말라. 늑대소년의 위험은 이메일에서도 유효하다.

4.1메일 1메시지를 고수하라.

메시지가 많으면 각각 메일을 나누어 써라. 한 메일에 하나의 메시지만 써라. 제법 분량이 되는 메시지라면 있는 그대로 늘여 쓰지 말고 읽기 쉽게 요약하여 써라. 부호를 붙이거나 번호를 붙여 목록을 정리하고 문장과 문단은 가능한 한 짧게 써라. 아무리 길어도 첫 화면에 보일 만큼만 써라.

5. 답장 메일을 쓸 때는

원본 메일의 내용을 요약한 후 답변을 써라. 그래야 상대가 답변의 내용을 즉석에서 판단할 수 있다. 원본 제목을 그대로 쓰지 말고 회신메일임을 밝혀라 메일 주소는 내용을 쓴 다음 보내기 직전에 써넣어야 엉뚱한 곳에 잘못 배달되는 실수를 사전에 막을 수 있다.

6. 메일 계정 다루기

요즘 글로벌기업에서는 사내 정보 유출을 예방한다는 미명 아래 직원들의 이메일을 조사하는 바람에 직원들이 발끈하고 있어서는 사례가 많다. 개인적인 내용은 회사 메일로 쓰지 말라. 웹 메일을 써라.

7. 메일서명으로 당신을 홍보하라

메일은 지극히 자연스러운 홍보의 장이다. 메일 서명에 당신의 블로그를 링크하라. 당신이 어떤 사람인지 컨셉워드와 비상연락망을 써두는 것도 유용하다.

8. 꼭 메일을 써야 할 내용인가, 점검하라

얼굴을 마주하고 할 수 없는 말은 메일로 쓰지 말라는 얘기가 있다. 화가 났을 때 쓰는 메일은 독하기가 극에 달한다. 화가 났을 땐 메일을 쓰지 말라. 또 내가 하고 싶은 얘기를 메일로 쓰는 것이 가장 나은가를 한번 더 점검하라. 전화로 하거나 직접 가서 한 마디 하고 오는 게 더 낫지 않은기를 검토하라.

9. 패배적인 말은 쓰지말라

메일을 읽고나서 가장 맥빠지는 것이 읽어주셔서 감사합니다, 글을 잘 못써서 미안합니다, 하는 자기고백이다. 메일은 메시지를 제대로 전하면 그뿐이다. 문학작품 쓰듯 잘 쓸 필요없다. 당당하게 말하고 정확하게 요구하라.

10. 메일을 자주 써라.

아침에 인터넷에 접속하여 메일박스를 열 때마다 나는 설렌다. 고등학교 때 펜팔하던 고교야구 선수의 편지를 기다리며 매일 대문에 걸린 우편함을 열어보던 그 두근거림이다. 특별한 목적이 없어도 메일을 자주 써라. 간단하게 안부를 묻고 안부를 전하고, 그리고 보고 싶다는 말도 써라. 이것이야말로 디지털 시대에 각광 받는 아날로그적 심성이다.