[스크랩] 명함

사람을 처음 만날 때 으레 하는 것이 명함 교환이다.
이제 명함은 남성의 전유물이 아니며 직장인만의 소품도 아니다.

여성 직장인은 물론이요, 요새는 가정주부들, 심지어 학생들까지도 명함을 버젓이 내밀고 있을 정도이다.

명함이 생겨난 것은 프랑스의 루이 14세 때라고 전해진다. 그러나 중국에서는 아주 오래전부터 아는 사람의 집을 방문했을 때 상대방이 부재중이면 이름을 적어 표시를 남겨 놓았었다고 하며, 독일에서도 16세기경에 이름을 적은 쪽지를 사용했다고 한다.

명함은 자기를 소개하고 상대방을 하여금 자기를 기억하게 하는 수단이 된다. 그러나 받는 사람의 입장에서는 명함이 인간관계 형성과 인맥관리의 중요한 도구가 될 수 있다.

그럼에도 불구하고 많은 직장인들이 명함에 대한 인식이 불충분하고 그 관리를 등한히 하는 경향이 있어 모처럼의 좋은 자료와 기회를 제대로 활용하지 못하는 것 같다. 명함을 어떻게 사용하고 관리해야 하는지 확실히 알아두자.


명함의 규격

o 명함은 일정한 크기의 사각형 순백지에 인쇄된 것이 규격품이다.

o 남자라고 해서 여자보다 큰 것을 쓴다거나, 여자라고 해서 4각을 둥글게 하라는 원칙은 없다.

o 영·미 양국에서는 남·녀 모두 같은 형태의 명함을 사용하며, 일반적으로 여성명함이 남자용보다 크다(가로의 길이가 길다).

o 프랑스를 비롯한 유럽 쪽에서는 영·미와 반대로 남성용이 여성용보다 조금 더 크다.


명함의 종류

o 우리나라에서는 명함이라면 대개 한가지만을 생각하지만 구미 선진국에서는 업무용 명함과 사교용 명함을 구분하여 사용한다. 우리 직장인들도 국제화세대에 발맞춰 구미선진국의 사교원칙을 받아들여 사교용 명함(개인적인 명함)을 사용해 보는 것도 고려해야 할 것이다.

o 사교용 명함이란 처음 만난 사람들끼리 인사차 교환하는 것이 아니고 꽃이나 선물을 보낼 때, 또는 초청장 대신으로 쓰거나 방문용으로 사용하는 명함이다.

o 꽃이나 선물을 보낼 때라도 그것이 업무관계일 때는 업무용 명함을 사용해야 한다.

o 사교용명함에는 성명과 주소만을 기입하지만 업무용 명함에는 회사의 주소, 직위 따위가 추가된다.

o 영국에서는 통상적인 업무용 명함이 사교용보다 약간 크며, 사교용 명함이 필기체인데 비하여 업무용은 고딕체나 명조체를 쓴다.

o 명함의 한 쪽 면에는 업무용으로, 이름과 직장, 주소, 전화번호 등을 인쇄하고, 뒤쪽은 이름과 집주소만을 쓰고 색도 디자인을 하여 업무나 격식에 따라 필요한 쪽을 보이게 하여 명함을 건네는 방법도 고려할만 하다.


명함 교환의 요령

o 만날 약속을 해서 명함을 주고 받을 때는 미리 상대방에 대한 정보를 어느 정도 준비하는 자세가 필요하다.

o 명함을 다루는 태도는 그 사람의 인상을 좌우하므로 명함은 돈 지갑이나 와이셔츠 주머니에 넣지 말고 깔끔한 명함지갑에 넣어 가지고 다니는 게 좋다.

o 지저분한 명함, 구겨진 명함, 전화번호나 주소 등을 고쳐 쓴 명함을 사용해서는 곤란하다.

o 평소 명함을 충분히 가지고 다니는 습관을 들이도록 하자. 간혹, 의외의 일로 명함이 부족하지 않도록 지갑, 수첩 등에도 여분의 명함을 가지고 다니는 것이 좋다.

o 상대방이 명함이 없을 때를 대비해서 명함 크기의 백지를 몇 장 준비해 두는 것도 하나의 지혜다. 상대방의 연락처 등을 받을 때는 그 메모지에 상대방이 직접 쓰도록 하는 게 좋다.

o 우리는 사람을 만나자마자 명함부터 건네는 경향이 있다. 명함은 일단 간단히 인사나 악수가 끝난 뒤에 교환하는 것이 바른 순서이다. 서양인들은 명함을 주고 받는 것이 서로 알게되고 나서 교제를 더한층 긴밀히 하기위한 예의의 하나로 생각한다.
따라서 서양에서는 비즈니스 관계가 아니면 초면에 명함을 내미는 경우가 거의 없다. 즉, 그들은 충분히 대화가 오가고 서로의 연락처가 필요하다 싶으면 그때서야 명함을 교환하는 것이 그들의 습성임을 알아 둘 필요가 있다.

o 원래, 명함은 윗사람이 먼저 건네는 것이다. 그러나 요새는 아랫사람이나 용건이 있는 사람이 자기를 소개한다는 차원에서 먼저 건넨다.

o 건네야할 명함을 명함집에서 꺼내면 우선 바른 명함인지를 일견한 후 상대방이 읽기 쉽도록 180도 돌려잡아 상대방의 가슴높이 정도로 공손히 내민다.

o 자기명함을 한손으로 건네고 상대방의 명함은 두손으로 받는다는 이론이 있으나 이것은 일본식이다. 건방진 인상을 주지 않도록, 자기 명함을 건넬 때는 오른손에 명함을 쥐고 왼손으로 오른손을 받치며, 상대방의 명함을  받을 때는 두손으로 받는다(손가락이 아니라 손바닥을 사용한다).

o 동시에 주고받을 때는 자기 것은 오른손으로, 상대방의 것은 왼손으로 받는다.

o 명함은 정확히 통성명을 하면서 건넨다. 즉, 명함을 내밀면서 "저는 ooo입니다"하고 자기 소개말을 하는데, 이때 "저는 이런 사람입니다"라고 말해서는 안된다.

o 상대방으로부터 명함을 건네 받았을 때는 일단 정중히 명함을 읽어본다. 이때 어려운 한자가 있으면 "죄송합니다만, 존함을 어떻게 읽습니까?" 하고 물어보는 게 좋다.

o 받은 명함은 정성껏 다루어야 한다. 명함을 접거나 명함으로 부채질을 하는 등 손장난을 해서는 안되며, 뒷주머니에 넣는 등 성의 없게 다루어서도 안된다.

o 한 방에 여럿이 있을 경우에는 책임자나 주인에게만 명함을 주어도 무방하다. 만약 여러 사람에게 명함을 건넬 때는 윗사람부터 건넨다.

o 상대방의 명함을 받고 싶을 때는 "죄송합니다만, 만나뵈온 기념으로 명함을 받고 싶습니다" 라고 정중히 말한다.

o 안면이 있으나 만난지는 오래되어 자기의 이름을 기억하지 못하는 듯 싶을 때는 또 다시 명함을 주어도 된다. 반면에 초면이라도 자기를 확실히 알고 있을 때는 명함을 건네지 않아도 된다.

o 받은 명함은 앉아서 대화를 나누는 동안 테이블 위에 늘어 놓고 이야기를 나눔으로써 상대방을 정확히 지칭하는데 도움이 된다.

o 앉아서 대화를 나누다가도 명함을 교환할 때는 일어서서 건네는게 원칙이다.

o 명함이 없을 때는, 자기가 예의를 갖추지 못했음을 사과하고, 필요에 따라 이름과 연락처 등을 적은 메모를 건네준다. 명함이 없다고 얼버무리면서 상대방의 명함만을 받는 것은 결례다.

명함관리와 활용


o 명함을 받으면 뒷면이나 여백에 상대방에 대한 사항을 반드시 메모해 두는 습관을 갖자. 그래야 상대방을 기억하기 쉽고 나중에 그를 또 만나게 될 때 화제 거리를 발굴해 낼 수 있게 된다. 이때 메모를 그 사람의 면전에서 하는 것은 결례이다.

- 만난 날짜, 장소, 만난 이유
- 소개자의 이름, 소개의 이유
- 학력이나 경력
- 상대방의 인상, 대화내용에 대한 특기사항
- 상대방의 업무, 취미, 가족관계 등.

o 명함은 명함홀더나 명함바인더에 잘 정리하여 보관하면서 인맥관리의 자료로 수시 활용한다.

o 통상, 직장(업무)관계 명함과 개인관계 명함으로 분류하지만 만나는 사람의 계층이 폭 넓을 때는 직장(회사)별, 업종별, 모임별로도 분류 정리한다.

o 직장(업무)관계 명함은 업종별로 나누어 색인을 만들어 관리하고, 개인적인 관계는 '가나다' 순으로 정리하는 게 편하다.

o 관리할 명함이 많지 않을 때는 직장관계든 개인적인 것이든 '가나다' 순으로 통합 관리한다.

o 1년에 1회씩(연하장을 주고 받는 연말연시가 좋다) 명함을 정리하여 필요없다고 생각되는 것은 제거하며 연하장을 통하여 주소가 변경되었음을 알게 되면 정정해 둔다.

o 상대방에 대하여 알게 되는 정보(회사이동, 전화번호 변경, 승진 등)는 수시로 명함에 추가로 기재하여 관리한다.

o 오래된 명함으로, 명함을 준 사람이 직위가 바뀌거나 다른 회사로 전직했다 하더라도 그 명함을 함부로 버려서는 안된다. 직책이 바뀌어도 그 명함은 그 사람을 사귀어온 역사적 징표가 된다. 부장이 된 사람에게 "당신의 대리시절 명함을 가지고 있다"고 말할 때 상대방의 기분이 어떻겠는가. 다만, 오래된 옛날 명함은 별도로 정리 보존하는 게 좋은 것이다.

o 일본에서는 고객의 의뢰에 의하여 명함을 분류하여 인명 데이터 베이스를 만들어 주는 회사까지 있다. 당신이 컴퓨터를 다룰 줄 안다면 PC로 입력하여 관리하는 것도 좋다.

출처 : ◈동탄 부자마을(富村)◈

글쓴이 : 티에리똥꼬~~ 원글보기

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