회사의 자금를 지출할때에는 회사 결정권자의 결제를 받아 지출을 하는 것이 일반적입니다.규모가 작은 회사라면 모든 집행의 결정이 신속하게 이루어질수 있기 때문에 별도로 자금을 지출전에 사전허가를 얻을 필요는 없으나 대규모의 회사라면 여기저기서 크고 작은 비용지출이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 모든 결정을 다 수행할 수가 없습니다.그러므로 지출(품의)결의서를 써서 사전에 자금 지출에대한 대한 결제를 득하고 자금 집행의 결과로 지출일자,지출금액 ,관련 영수증등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재를 받게 되는 것입니다.
즉,"지출결의서"는 말 그대로 지출이 발생시 회사내부관리상 지출을 사전 승인요청한다는 관리서류로 지출결의서는 해당회사에서 비용이 지출될때 결제를 받기 위하거나 지출에대한 "내부통제용"으로 사용되는것이 일반적입니다.한편,지출(품의)결의서를 출금전표로 사용하는 회사도 있을수 있는데 이경우 비용지출시 지출결의서 뒷면에 관련증빙을 첨부하게 됩니다.또한 지출결의서는 내부통제용이고 경리부서에서만 작성하는 것이 아니고 경리지식이 없는 타부서 직원들도 작성하고,해당회사 업종과 관련한 용어등을 회사내부적으로 작성하는 서류인것입니다.
이러한 지출(품의)결의서 양식은 회사마다 규정이 다르기 때문에 크고작은 차이는 있겠지만 지출품의서(예상되는 지출을 먼저 결재 올리는것)는 사전승인을 받는것이고 지출결의서는(지출된 내용을 재결제 받아 정신하는 것) 자금의 집행후의 결과보고 및 회계처리를 나타내는 것이나 지출품의서와 지출결의서를 별도로 작성하고 회계처리를 위한 전표작성을 한다면 번거로우므로 이를 지출(품의)결의서와 전표를 혼용하여 사용하는 것이 실무적일수 있습니다.
원칙적으로 사업자가 사업상 지출되는 경비에 대해서는 그 증빙을 반드시 수취?보관하고 있어야 하므로 거래 건당 5만원 이상의 경비지출시에는 세금계산서?계산서 및 신용카드매출전표만이 그 정규증빙으로 인정되며, 5만원 미만의 경비지출시에도 원칙적으로 간이영수증을 수령해나 현실적으로 영수증을 수취할수 없는 경우 예를들어 여비교통비중 "택시비나 지하철,버스요금등"은 영수증을 현실적으로 받을수 없으므로 이런것들은 사용자를 기재하고 해당 부서장이 확인한 지출결의서로 증빙으로 인정받을수 있으며,물품대금을 선지급하거나 업무상 가지급금을 지급시등 금전의 지출이 발생할때 지출결의서로 증빙처리를 할수 있는 것입니다.
