회사소유 차량을 운행하면서 쓰여진 유류대,주차료,수리비,검사비등 차량유지비는 원칙적으로 회사업무에 사용되지 않았다는 구체적인 증거가 없는 한 전액 비용으로 인정이 됩니다. 하지만 임.직원 명의의 개인 소유의 차량을 회사업무에 사용하는데 있어서 그 소요비용을 회사의 비용으로 인정받기 위해서는 직원 개인 차량의 업무상 사용여부, 차량명의, 해당직원의 출장기안서나 차량운행에 소요된 해당 영수증등 그 지출사실이 법인 업무용이고, 실제 업무에 사용한 사실이 확인되어야 비용으로 인정이 가능하다는 것입니다.
이경우에 실질적으로 직원 개인 소유 차량을 업무에 사용하고 실제 사용에 따른 영수증등에 의하여 소요된 비용을 지급받는 대신에 "사규"(차량유지비 지급규정)등에 의하여 정해진 지급기준에 의하여 일정액을 지급받고 그 금액이 월 200,000원 이내라면 회사업무에 직접적으로 사용했다는 구체적인 입증을 하지않더라도 회사비용으로 인정이되며 동시에 실비변상적 급여로 간주하여 비과세가 되는것입니다.
즉, 회사로부터 자가운전보조금(차량유지비) 명목으로 지급받는 월 200,000원까지 정액으로 받는 금액에 대해서는 실비변상적 비과세 급여에 해당하므로 급여에 합산하지 않으며 갑근세 산출시나 건강보험,국민연금 표준보수월액 산정시 월200,000원은 제외하고 산출하는 것이며 소득세법상 월 200,000원 이내의 자가운전보조금에 해당하는 경우에는 별도의 실제 사용한 증빙이 없이도 직원에게 지출한 사실이 인정되면 비용처리가 가능한것입니다.(법인이 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우가 아닌 자가운전보조금을 지급하는 경우는 적격증빙수취의무가 없는 것입니다.)
간혹 일부 회사에서 급여 산정시 직원 개인명의의 차량이 회사업무과 관련하여 직접적인 사용여부를 불문하고 직원 개인 명의의 소유 차량이 있으면 무조건 갑근세 및 주민세를 줄이기 위해 비과세근로소득인 월20만원 한도의 자가운전보조금을 지급하고 동시에 실제 유류대나 주차비등 소요비용등을 실비로 지급하는 경우가 종종 있습니다. 그러나 직원 개인 차량을 회사 업무에 이용하면서 발생한 소요비용을 실비로 지급 하면서 별도로 "자가운전보조금"을 지급하는 경우 해당 자가운전보조금은 "과세" 된다는 점 유념하셔야 합니다.(이러한 경우 월 20만원 한도의 자가운전보조금은 비과세급여로 인정되지 않으므로 급여에 합산하여 원천징수를 하셔야 한다는 것입니다.)
한편, 직원이 자가운전보조금과는 별도로 받은 시외출장비가 근로소득에 해당하는지 여부에 대해 많은 실무자들이 애매해하는 것이 사실이나 자가운전보조금의 비과세 규정으로 보면 첫째, 종업원 소유차량을 종업원이 직접 운전하여 사용자의 업무수행에 이용하고, 둘째, 시내출장등에 소요된 실제여비를 지급받는 대신에 그 소요경비을 당해 사업체의 규칙등에 의하여 정하여진 지급기준에 따라 지급받는 금액중 셋째, 월20만원 이내의 금액을 비과세 하도록 규정하고 있습니다. 따라서 둘째 규정에 근거하여 시외출장등 장거리 출장비의 경우에 별도의 유류대,통행료,주차비등 출장시 소요비용에 대하여 관련증빙을 첨부하는 경우 자가운전보조금과는 별도로 비용이 인정이 가능하고 해당 직원의 근로소득으로 보지도 않습니다.
이처럼, 차량을 소지한 직원이라면 누구에게나 차량유지비를 지원할수 있는것이 아니라 직원이 자기소유의 차량을 가지고 회사 업무(외근업무나 지방출장업무)에 사용하는 경우에 월20만원 한도에 "자가운전보조금"을 지급할수 있으며 단순히 급여지급시 비과세혜택을 받으려고 자가운전보조금을 지급시는 전액 해당 직원에 근로소득에 합산하여 원천징수를 하셔야 한다는 점 유념하시길 바랍니다.
결국, 차량유지비로 지출되는 비용이 월20만원을 초과한다면 "자가운전 보조금"을 지급받거나 실제 소요된 비용을 지급받는것중 어느것이 해당 직원 이나 회사에 유리한지를 판단하셔야 합니다. 또한 직원개인 명의의 소유차량을 업무에 사용하고 실제 소요된 비용을 실비로 지급한다면,"사규"나 품의서 등에의하여 회사와 해당 직원과의 직원소유차량을 업무에사용하고 그 비용을 실비로 지급한다는 약정서등을 작성 비치하도록 하는것도 경리 실무자들이 갖추어야 하는 "센스"라고 생각합니다
