[스크랩] 효율적인 회의진행 기법 / 동의안 처리과정

민주시민으로서 갖추어야할 5대 요건으로 표현력, 결단력, 조직력, 다양한 정보와 지식, 회의진행능력을 꼽는다.
지도자가 갖추어야할 핵심요건인 회의규칙의 역사는 1258년 영국의 헨리 3세 때 초보적 단계로 생성된 이후 수백 년을 거쳐 관습적으로 발전되어 왔다. 현재 전 세계 많은 나라의 단체나 기관에서 쓰이는 회의규칙은 1876년 미국인 헨리 로버트가 제정한 ‘로버트식 회의규칙’이다.
회의의 핵심은 ‘동의의 처리과정’이라 할 수 있다.

◇동의(안건)의 성립과 처리과정
회의는 동의로 시작하여 동의로 끝난다고 할 수 있다. 여기에서 말하는 동의(動議)는 같은 뜻이라는 동의(同意)와 엄밀하게 구분되는 것으로 “자기의 의견을 어떤 일정한 형식에 의거하여 회의체에 제기하는 것”을 말한다. 누군가가 동의(動議)를 내놓으면 바로 안건으로 성립되진 않는다. 모든 동의는 재청(再請)에 의해 성립된다.

재청은 남의 동의를 찬성하여 거듭 청하는 것, 또는 동의 제안자 이외의 또 다른 찬성자를 말한다. 이렇게 올려진 안건은 「제안설명(동의 제출자)→질의․답변→찬반토론 및 수정→표결 및 결과발표」 순으로 진행된다. 이 순서가 동의의 처리과정이요, 회의진행 기법의 핵심이라 할 수 있다.

◇제안설명
“제1호 의안, ‘회원가족 하계 친목야유회의 건’을 상정합니다.”
- 의사봉 3타 - 7
"제안자인 총무이사께 제안설명을 부탁드립니다.”

채택될 안건은 집행부에서 미리 제출하여 상정하는 경우와 회의 당일 회의체 구성원에 의해 제출된 경우로 나눌 수 있다. 어떠한 경우이든 안건에 대한 충분한 자료준비가 선행되어야 원만하고 내실 있는 토론을 유도할 수 있다. 따라서 제안자는 제안한 사안에 대해 참석자들이 한눈에 파악할 수 있도록 준비된 자료제시와 함께 어떠한 질문에도 설명하고 이해시킬 수 있도록 대비해야 한다.

특히 행사준비 건을 다루는 경우라면 ‘예산안’과 ‘행사 프로그램 및 일정표’를 같은 비중으로 다루도록 한다. 준비한 자료제출로 제안설명을 대신할 수 있고, 설명이 필요한 대목은 충분히 이해가 되도록 이야기한다.

◇질의․답변
“제안설명을 들었습니다. 본 안건에 대해 궁금하거나 보충설명이 필요한 부분이 있으면 질문해주시기 바랍니다.”

제안설명을 듣고 난 회의 참석자들이 사안에 대해 궁금한 사항을 질문하는 순서이다.
예를 들어 ‘회원가족 하계 친목야유회의 건’이라면 장소를 사전에 답사하고 왔는지, 행사 참가 예상인원을 산출한 근거는 무엇인지, 전년 결산서 대비 예산의 증감여부 등에 대해 질문하는 것이다. 중요한 것은 ‘질의응답’ 시간은 ‘찬반토론’ 시간과는 엄밀히 구분되어야한다는 것이다. 반드시 궁금하거나 보충설명이 필요한 부분에 대해서만 묻는 순서이다.

장소를 ‘계곡’으로 계획하고 있는데 누군가가 ‘바다’로 갈 것을 희망하여 동의안을 내었다면 의장의 적절한 주의환기가 있어야한다. 안건처리의 기본질서를 잘 지킬 수 있도록 가닥을 치는 것이 의장의 중요한 임무이기 때문이다.
질문이 없으면 의장은 “더 이상 질문 없습니까?”하고 확인한 뒤 ‘찬반토론 및 수정’순서로 넘어간다.

◇찬반토론 및 수정
“찬반토론 및 수정 시간입니다. 여기서는 모든 안에 대해 수정하고 토론할 수 있습니다. 제출된 자료를 살펴보시고 수정하거나 토론할 사항 있으면 기탄 없이 의견을 발표해주시기 바랍니다.”

이 순서가 바로 회의의 핵심부분이라 할 수 있다. 여기서는 회비, 장소, 일정, 프로그램 등 그 어떤 내용도 수정이 가능하다. 아직은 결정된 사항이 아니라, 집행부에서 내놓은 하나의 ‘안’일 뿐이기 때문이다.

수정하는 순서는 다음과 같다.
「수정동의안 제출→제청→수정동의안 성립→제안설명(수정동의안 제출자)→질의응답→찬반토론(원안과 함께 동등자격 부여)→표결」

이해를 돕기 위해 ‘특별회비 건’을 예로 들어보겠다.

행사를 준비하면서 특별회비를 회원 1인당 5만원씩 거출키로 예정하고 있는데, 금액수정을 했으면 좋겠다는 회원이 있었다고 가정하자. 편의상 회원을 의원으로 표현했음을 양지 바란다.

․정 의원 : “의장, 회원 일인당 회비가 5만원이면 부담스럽습니다. 다들 어려운 때인데 조금 적게 걷어 절약해 썼으면 좋겠습니다.”

․의장 : 그럼 얼마로 정했으면 좋겠다고 생각하는지 금액을 생각하여 동의안을 내주시기 바랍니다.

․정 의원 : 5만원을 3만원으로 수정했으면 좋겠습니다. 대신 총수입이 줄어드는 만큼 차량을 전세버스에서 개인차량으로 운행토록 하고, 전체적으로 절약하여 사용하면 예비비도 충분히 잡혀있는 상태이므로 가능할 것으로 생각됩니다. 회비 수정할 것을 정식으로 동의합니다.“

․의장 : 회비 건에 대해 수정동의안이 들어왔습니다. 제청 있습니까?

․박 의원 : 제청합니다.

․의장 : 동의안이 성립되었습니다. 본 건에 대해 다른 의견 없습니까?
(사이)
그럼 수정동의안을 다루도록 하겠습니다. 먼저 정 의원께서 수정동의안에 대한 제안설명을 해주시기 바랍니다.

․정 의원 : 말씀드린 대로입니다. 예산안을 전체적으로 살펴보니 조금씩 절약할 수 있는 여지가 있습니다. 따라서 예비비와 전세버스의 차량비를 줄이면 그만큼 회비감액 여지가 발생하기 때문에 회원들의 부담을 줄여보자는 것입니다. 이상입니다.

․의장 : 질문이 있으면 해주시기 바랍니다.

․전체 : 없습니다.

․의장 : 그럼 바로 찬반토론 순서로 들어가겠습니다. 먼저 수정안인 3만원 건에 대해 찬성발언 해주실 분 계십니까?
(3만원 건과 5만원 건에 대해 각각 번갈아 가며 의원들의 찬성발언을 유도하여 들어본다. 이 때 의장의 핵심역할인 균형추, 중간자 역할이 중요하다. 어느 한 쪽에 편중된 발언권만 주어서는 안 된다. 더 이상 발언자가 나서지 않으면,)

․의장 : 토론종결하고 표결에 들어가겠습니다. 먼저 수정안인 3만원 건에 찬성하시는 분 거수해주시기 바랍니다.
다음, 원안인 5만원 건에 찬성하시는 분 거수해주시기 바랍니다.
(3만원 찬성자가 조금 많다.)
제석의원 30명 가운데 3만원 찬성 20명, 5만원 찬성 7명, 기권 3명으로 이번 행사에 있어 회원 개인부담은 3만원으로 수정되었음을 선포합니다.
- 의사봉 3타-

※이상과 같은 순서로 일자, 장소 등 원안의 모든 내용 수정이 가능하다. 그러나 원안에 대해 특별히 수정할 내용이 없으면 질의응답 순서가 끝나고 나서 바로 “원안대로 통과할 것에 동의합니다.”라는 발언으로 원안 동의를 할 수도 있다.

◇표결 및 결과발표
“또 다른 안에 대한 의견이 있으면 말씀해주시기 바랍니다.”
(더 이상 이의가 없으면)
“수정된 원안에 대해 동의안을 내주시기 바랍니다.”

․조 의원 : 수정된 원안대로 통과할 것에 동의합니다.

․의장 : 동의안이 들어왔습니다. 제청 있습니까?

․김 의원 : 제청합니다.

․의장 : 이의 없습니까?
(사이)

․의장 : 제1호 의안, ‘회원가족 하계 친목야유회의 건’은 수정된 원안대로 통과되었음을 선포합니다.
- 의사봉 3타-

출처 : 김태옥스피치&리더십센터

글쓴이 : 써니가이 원글보기

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