회사에서 거래처와의 거래시 가장 많이 접하는 서류가 거래명세서, 세금계산서, 입금표,영수증 일것입니다. 일반적으로 상품을 판매하거나 판매할 상품을 납품을 받을 때 적격증빙인 세금계산서를 교부 또는 수취해야 하나 세금계산서나 계산서, 영수증에는 거래내역을 상세히 기록하는것이 불가능하므로 세부적인 거래내역이나 사실을 뒷받침 할수 있도록 거래가 발생한 시점에 거래명세서를 두장(공급받는자용,공급자용)작성해서 거래물품의 수령여부를 확인하는 것입니다.
즉,"거래명세서"라 함은 공급한자와 공급받은자의 인적사항.거래일자.거래내용.공급가액.세액.비고 등이 기재된 명세서를 말합니다. 이는 주로 고정거래처와의 거래시 이를 증명하기위해 사용을 하는 것으로 ERP등 관리 전산화가 이루어진 경우에는 별도로 거래사실을 관리할수 있으나 아직 대다수의 중소기업에서는 "거래명세서"가 거래의 내역을 기록하는 장부로서 활용되고 있습니다.
기업체나 개인과의 거래에 있어서 관련증빙(영수증)수취는 크게 "법정증빙" 과 "사적증빙"으로 구분할수 있습니다. "법정증빙"은 세법에서 정한 증빙으로 수취여부에 따라 가산세등 각종제재가 뒤따르게 됩니다. "사적증빙"은 세법에서는 인정을 받을수는 없으나 거래상대방과의 거래사실을 객관적으로 입증을 할수있으며, 상거래와 관련한 각종 법적인 문제가 발생시 거래사실을 확인하는 주요증빙으로 주로 거래사실을 확인하는 거래명세서와 같은 "거래증빙"과 회사내부관리 목적상의 품의서나 기안서등 내부증빙으로 사용하는 "내부증빙"으로 구분할수 있습니다.
그러므로 거래명세서는 거래처와의 거래사실을 확인하는 증빙 일뿐이지, 법적인 구속력을 갖는것은 아니므로 반드시 법적증빙인 세금계산서를 교부 또는 수취해야 합니다.
간혹 과세당국인 세무서에서 매입거래에대하여 자료상을 통한 무자료 가공거래를 적발하기 위하여 매입세액부당공제 혐의가 있다고 판단되면 소명자료 제출을 요하는 바, 소명자료를 제출시 세금계산서와는 별도로 매입행위 자체가 정당하다는 가장 객관적인 자료인 은행송금증 혹은 입금표와 함께 “거래명세서”를 제출하는 것을 봤을 때 거래명세서 또한 사적증빙으로서 가치가 있으니 회사내부관리 차원에서 거래명세서도 "세금계산서"와 같이 별도로 관리하는 것이 유리할 것입니다. 즉, 세금계산서 처럼 법적증빙 이외의 거래명세서등의 자료는 납세자와 과세관청 사이의 분쟁시 실질과세의 원칙에 의해 납세자의 측면에서는 일종의 안전장치의 역할을 하는 것이라고 보면 되는 것입니다.
이처럼 거래명세서 자체로서는 증빙이 될 수 없으므로"거래명세서"는 거래처와의 "거래사실을 서로 확인하는 서류"로서 거래명세를 수취하지 않는다 하더라도 문제는 없으나 세금계산서만으로는 거래내역이나 품목을 정확히 알수 없으므로 추가로 거래명세서를 추가증빙으로 별도로 관리할 필요가 있으며, 또한 회사에서 자금이 집행하려면 윗상사나 사장님께 결재를 받아야 하므로 결재를 받을때 윗상사분이나 사장님이 정확한 거래 내용을 파악하실수 있도록 세금계산서등 법적증빙 뿐만아니라 거래명세서처럼 사적증빙을 최대한 갖추어야 하는 것입니다.
